Sistema de Mensajería Instantánea para empresas

Objetivos del Sistema

Sistema de mensajería instantánea diseñado para proveer a una empresa el poder de las comunicaciones entre el personal, sin salir del ámbito de la red interna empresarial

Sistema utilizado sin establecer conexiones web con el exterior de la empresa

Concepción de su diseño que otorga potentes funciones de comunicación, protección y seguridad en el manejo de la información, eliminación de riesgos de invasiones de spam, spim y ataques de virus, hackers y crackers, garantizando conversaciones y mensajes privados y seguros

Permitir múltiples conversaciones simultáneas

Mantener al personal concentrado en las tareas de la empresa, sin pérdida de tiempo ni distracciones por contactos externos, ya que sólo pueden comunicarse con otros usuarios de la intranet

Comunicaciones

Permite comunicarse de diferentes maneras: conversaciones instantáneas (chat) entre dos o más personas, envío de mensajes escritos aunque el destinatario no esté conectado y transferencia de archivos de todo tipo

Permite definir contactos particulares y grupos de usuarios

Proporcionar información y seguridad a los responsables de la atención

Los usuarios del servicio sólo pueden comunicarse con otros usuarios del mismo servicio, disponiendo de un nombre de usuario que lo identifica y una contraseña que lo autentifica

La comunicación entre los participantes es en tiempo real, y además, se informa a cada usuario cada vez que uno de sus contactos se conecta

La comunicación entre dos usuarios es directa, sin necesidad de pasar por el servidor

Comunicaciones establecidas a través de una conexión interior a la empresa, sin utilizar una conexión web con el exterior

Intranet

Es una aplicación que se instala en la plataforma de la intranet corporativa, sobre una red LAN con TCP/IP, mediante tres tipos de módulo: Servidor, Cliente y Agente

Es de fácil instalación y de uso amigable, permitiendo contactos solamente en el ámbito de la intranet

No tiene conexión con el exterior

Está basado en una tecnología cliente-servidor. Los usuarios utilizan un cliente para conectar con el servidor de la intranet, que centraliza todas las conexiones

El intercambio de mensajes se realiza siempre directamente entre los usuarios sin intervención del servidor

El almacenamiento de la información y la administración de la seguridad se realiza a través del servidor

Seguridad

Es una aplicación que provee seguridad en todas sus funciones

El primer pilar en que se basa la seguridad es el establecimiento de las sesiones de comunicación dentro del ámbito de la intranet empresarial, sin salir al exterior

El segundo pilar en que se basa la seguridad es la ejecución del módulo Servidor y almacenamiento de mensajes en un equipo interno a la empresa

El tercer pilar en que se basa la seguridad es la estructura propia del sistema que permite definir los usuarios que pueden conectarse, mediante "nombre de usuario" y "contraseña", y definición de políticas de seguridad con asignación de permisos por usuario

Como el sistema no tiene conexión con el exterior, no presenta problemas de seguridad y lo protege de las amenazas de ataque típicas que sufren habitualmente los servicios de mensajería instantánea con conexión en la web (AOL Instant Messenger, MSN Messenger, Yahoo Messenger, ICQ Groupware y Zone Labs Instant Messenger)

Como el sistema no tiene conexión con el exterior, no puede ser utilizado para la fuga de información confidencial

Aplicaciones que componen IMESS

El sistema está compuesto por 3 aplicaciones: Servidor, Cliente y Agente; y un componente de Base de Datos

La aplicación Servidor administra los usuarios y contraseñas del sistema, las políticas de seguridad y las políticas de parámetros de operación. Es utilizada por el administrador del sistema

La aplicación Cliente administra las funciones propias del mensajero: chat, mensajes escritos, transferencia de archivos, definición de grupos y usuarios, conversaciones simultáneas, etc. Es utilizada por todos los usuarios del sistema

La aplicación Agente administra la detección de equipos conectados en la intranet de la empresa y la actualización de los datos de control. Actúa en forma independiente de los usuarios

El sistema puede utilizar diversos motores de base de datos: Oracle, MS Sql Server y MySql (gratuito)

Tecnologías utilizadas

Arquitectura cliente/servidor

Aplicación desarrollada en Visual Basic (VB)

Posibles motores de bases de datos: Oracle, SQL Server, My Sql

Plataforma y sistema operativo del Servidor

Sistema Operativo del Servidor: Windows NT 4.0 (service pack 3) o Windows 2000 / XP / Vista, instalado en el equipo que actuará como Servidor

Plataforma del Servidor: sistemas basados en arquitectura x86 (Pentium IV o superior recomendados, o similares), 1 GB de RAM (o superior), 30 MB de espacio libre de disco

Plataforma y sistema operativo del Cliente (Usuario)

Sistema Operativo del Cliente: Windows 2000 / XP / Vista, instalado en los equipos que actuarán como Clientes (usuarios)

Plataforma del Cliente: sistemas basados en arquitectura x86 (Pentium III o superior recomendados, o similares), 256 MB de RAM (o superior), 6 MB de espacio libre de disco

Plataforma y sistema operativo del Agente

Sistema Operativo del Agente: Windows NT 4.0 (service pack 3) o Windows 2000 / XP / Vista, instalado en el equipo que actuará como Servidor o en un Cliente

Plataforma del Agente: sistemas basados en arquitectura x86 (Pentium III o superior recomendados, o similares), 256 MB de RAM (o superior), 4 MB de espacio libre de disco

Plataforma y sistema operativo de Datos

Sistema Operativo del Servidor de Datos: Windows NT 4.0 (service pack 3) o Windows 2000 / XP / Vista, o Linux, instalado en el equipo que actuará como Servidor de Datos

Plataforma del Servidor de Datos: sistemas basados en arquitectura x86 (Pentium IV o superior recomendados, o similares), 1 GB de RAM (o superior), 40 MB de espacio libre de disco

La base de datos se puede instalar en el mismo equipo en que se instalan las aplicaciones Servidor y Agente. En este caso, no podrá utilizarse el sistema operativo Linux. 

FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA

Aplicación Servidor y Base de Datos

Identificación de Usuario Administrador y autenticación de Contraseña

El sistema controla el acceso a la aplicación Servidor a través de la validación del Nombre de Usuario y su correspondiente Contraseña y también verifica que tenga permisos para ejecutar las funciones de administración de esta aplicación. Este control se realiza en el ámbito de la intranet

Definición de Usuarios y Grupos

El Administrador del sistema define los usuarios de la empresa que podrán acceder al sistema de mensajería instantánea y especifica para cada uno las políticas de seguridad. También puede definir Grupos o Departamentos en la organización y asignar los usuarios que los integran. Un usuario puede comunicarse con cualquier otro usuario de cualquier grupo

Al crear un usuario se especifican sus datos particulares y Nombre de usuario y Clave de acceso, que serán utilizados para ingresar al sistema IMESS. También se especifican las políticas de seguridad para el tratamiento de la cuenta. Los datos de Logs y Conexión son administrados por el sistema durante la ejecución

Definición de Permisos de Administración

El Administrador principal del sistema define los usuarios de la empresa que podrán acceder a la aplicación Servidor para realizar tareas de administración y los permisos de acceso a las funciones, especificamente para cada uno. Los usuarios que no tengan permisos definidos no podrán acceder a esta aplicación

Definición de Políticas generales de Cuentas

El Administrador del sistema define las políticas generales de cuentas que el sistema usará para controlar todos los procesos. De esta forma se definen las políticas de: duración máxima de clave, duración mínima de clave, longitud mínima de clave, bloqueo y desbloqueo de cuenta, tiempos de refresco de información de conexiones, capacidades máximas de almacenamiento por cada usuario, etc

Almacenamiento en Base de Datos

El sistema permite almacenar conversaciones y mensajes, con una capacidad máxima permitida para cada usuario, definida por el Administrador. La situación de capacidad ocupada de cada usuario, le es informada a través de la "barra de estado" en la pantalla principal de la aplicación Cliente. El usuario puede liberar su capacidad a través de funciones específicas de administración de historial de conversaciones y mensajes, presentes en la aplicación Cliente

Aplicación Cliente

Identificación de Usuario y autenticación de Contraseña

El sistema controla el acceso a través de la validación del Nombre de Usuario y su correspondiente Contraseña. Este control se realiza en el ámbito de la intranet

Pantalla principal del Cliente para administrar el uso de IMESS

Luego de validar que es un Usuario autorizado, el sistema presenta la pantalla principal del sistema, a través de la cual se pueden seleccionar y usar todas las funcionalidades Cliente de IMESS

Barra Principal de Iconos

Barra de Estado

La barra de Estado muestra el estado actual del usuario y permite cambiarlo. También muestra el porcentaje ocupado del espacio disponible en la base de datos para guardar conversaciones y mensajes, y la cantidad de mensajes nuevos sin leer

Area de Contactos

En el área de Contactos se muestran las distintas clasificaciones de Contactos que se pueden definir:

Contactos Particulares: donde se muestran los Contactos habituales del usuario definidos previamente, que estén conectados y desconectados

Contactos Usuarios: donde se muestran todos los usuarios del sistema IMESS definidos previamente por el administrador en la base de datos, que estén conectados y desconectados

Grupos: donde se muestran los Grupos de Contactos habituales del usuario, definidos previamente

Para expandir una clasificación, se pulsa el botón izquierdo del mouse sobre el ícono correspondiente, mostrándose su composición. Para contraer una clasificación, se pulsa nuevamente sobre el ícono correspondiente

El sistema indica automáticamente cuando los Contactos están conectados o desconectados. Para refrescar manualmente el estado de la lista de Contactos, se puede pulsar sobre el ícono de refresco (flechas en círculo)

Comunicación con otro Usuario o Grupo

Para iniciar una conversación (chat) con un Contacto conectado (ícono verde), bastará con pulsar el botón izquierdo del mouse sobre el ícono de dicho Contacto, abriéndose una ventana de conversación. Se podrán mantener múltiples conversaciones simultáneamente  Si se desea enviar un mensaje escrito, se puede hacer pulsando el botón derecho del mouse sobre el ícono, mostrándose un menú de selección, donde se elige esa opción, o luego de iniciar una conversación, directamente desde esa ventana Si se desea enviar un archivo, se puede hacer desde la ventana de la conversación con el usuario, pulsando el ícono correspondiente a esa función

Conversación (chat)

Al iniciar una conversación se abre una ventana específica para esa función, estableciéndose una conexión directa entre los usuarios sin pasar por el servidor

Barra de Iconos

Durante una conversación, un usuario puede realizar cualquiera de las siguientes tareas:

Enviar mensaje

Se puede enviar un mensaje escrito a otro usuario, desde la ventana de una conversación, pulsando el ícono de "Enviar mensaje" en la barra de íconos, o desde la ventana principal del sistema, pulsando el botón derecho del mouse sobre el ícono del contacto, mostrándose un menú de selección, donde se elige esa opción. Al iniciar un mensaje escrito se abre una ventana específica para esa función, estableciéndose una conexión con el servidor de datos, donde se guarda

El mensaje se escribe en el área central, y luego de pulsar el botón "Enviar" se guarda en la base de datos. El sistema le avisa al usuario destinatario que recibió un mensaje, pudiendo rescatarlo desde el servidor para leerlo o imprimirlo, en cualquier momento, a través de las funciones de Administrar historial de mensajes En ese momento podrá sólo leerlo o también contestar al remitente, usando el mismo cuerpo del mensaje recibido, para escribir la respuesta

Enviar archivo

Se puede enviar un archivo a otro usuario, desde la ventana abierta para la conversación con el mismo, pulsando el ícono de "Enviar archivo" en la barra de íconos.
Al iniciar un envío de archivo, se abre una ventana que permite seleccionar el archivo que se transferirá

Se busca y selecciona el archivo a enviar, y luego de pulsar el botón "Abrir" se inicia el proceso. El sistema le avisa al usuario destinatario que se pretende transferirle un archivo, pudiendo aceptarlo o rechazarlo, actuando el sistema de acuerdo a su decisión. Si lo acepta, se inicia la transferencia, permitiéndole seleccionar la ubicación donde lo guardará dentro de su equipo, y nombre que le asignará, a través de una ventana específica para esa función.   El sistema le avisa a los usuarios cuando finaliza la transferencia

Administrar historial de chat

Las conversaciones que hayan sido grabadas, pueden rescatarse desde el servidor para leerlas, imprimirlas o borrarlas, en cualquier momento que lo requiera el usuario. Pulsando el ícono de "Administrar historial de chat" en la ventana principal del sistema, se abre la ventana que permite administrar estas funciones

Barra de Iconos

Para ver el contenido de una conversación, bastará con posicionarse sobre la misma y seleccionarla en el área superior de la pantalla. El sistema muestra el texto en el área inferior. Habiendo seleccionado una conversación, el usuario puede realizar cualquiera de las siguientes tareas:

Administrar historial de mensajes

Los mensajes que hayan sido grabados, pueden rescatarse desde el servidor para leerlos, responderlos, imprimirlos o borrarlos, en cualquier momento que lo requiera el usuario. Pulsando el ícono de "Administrar historial de mensajes" en la ventana principal del sistema, se abre la ventana que permite administrar estas funciones

Barra de Iconos

Para ver el contenido de un mensaje, bastará con posicionarse sobre el mismo y seleccionarlo en el área superior de la pantalla. El sistema muestra el texto en el área inferior. Habiendo seleccionado un mensaje, el usuario puede realizar cualquiera de las siguientes tareas:

Administrar Particulares

Pulsando el ícono de "Administrar particulares" en la ventana principal del sistema, se accede a las funciones que permiten definir y mantener una lista de Contactos particulares. Esta lista, que se muestra en la ventana principal, permite establecer comunicaciones rápidamente con los contactos habituales

La lista de Contactos particulares se define seleccionándolos desde la lista completa de usuarios del sistema, definidos previamente por el administrador. De la misma forma, para eliminarlos de la lista, se seleccionan y se retiran de la misma

Administrar Grupos

Pulsando el ícono de "Administrar grupos" en la ventana principal del sistema, se accede a las funciones que permiten definir y mantener una lista de Grupos de contactos y cuáles son los usuarios que los integran. Esta lista, que se muestra en la ventana principal, permite enviar mensajes rápidamente a todos los integrantes de un Grupo

Luego de crear un Grupo, la lista de Contactos que lo integran se define seleccionándolos desde la lista completa de usuarios del sistema, definidos previamente por el administrador. De la misma forma, para eliminarlos de la lista, se seleccionan y se retiran de la misma

Aplicación Agente

Agente de Software

La aplicación agente está compuesta por un Agente de Software, cuya función consiste en mantener actualizada permanentemente la información de los usuarios que están conectados en el sistema IMESS
Para cumplir con su misión, captura en forma constante todas las conexiones y desconexiones de los usuarios, ya sean éstas últimas voluntarias o accidentales por fallas de hardware o red interna